Come si diventa assistente di direzione

​Non chiamatele segretarie: sono tecnologicamente avanzate, studiano Boss Management e lavorano h24. La loro mission è: risolvere problemi

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«Tutto è cominciato con una guida cartacea che selezionava i fornitori rivolti alle aziende: una specie di TripAdvisor per chi si occupava di organizzare eventi e viaggi aziendali. Era il 2001: all'epoca ci chiamavano ancora segretarie». Così Vania Alessi racconta la nascita di Secretary.it, la community che ha fondato 15 anni fa insieme alla sorella Jessica (entrambe nella foto sopra) e che oggi raccoglie quasi 9.000 assistenti di direzione. «Mandavamo i fax – i fax! – alle segreterie per farci conoscere. Poi abbiamo costruito il sito e cominciato a organizzare incontri, cercando di individuare gli argomenti più adatti. Tradurre le esigenze in soluzioni, d'altra parte, è l'essenza di questo lavoro». 

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Dionilla Ceccarelli

Dal 2009, ogni anno a primavera, esigenze e soluzioni, ma soprattutto centinaia di assistenti da tutta Italia, si ritrovano per il Secretary Day: una giornata di formazione su temi pratici come la creazione di presentazioni in PowerPoint «brillanti e d'impatto», ma anche elementi di Boss Management per ottimizzare la gestione del capo. «I grandi manager hanno spesso personalità ingombranti», dice Dionilla Ceccarelli, assistente di direzione in una multinazionale e Regional Business Ambassador della community per il Lazio, «Dinamici, impegnati, senza orari. Bisogna tenere il loro ritmo e contemporaneamente lavorare in autonomia: è lui a dare l'input, ma noi definiamo i dettagli».

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Quella con il capo è una relazione complessa: loro sono quasi sempre uomini, le assistenti quasi sempre donne – «È un problema culturale» – e il cliché vendittiano delle segretarie con gli occhiali che si fanno sposare dagli avvocati ancora in buona salute. «Bisogna costruire un rapporto professionale basato su empatia e complicità, ma pure coltivare il distacco che serve a mantenere il rispetto reciproco: l'eccesso di confidenza rende il ruolo dell'assistente più debole». 

Ma sfruttare le (infinite) risorse di un'assistente di direzione per risolvere anche impicci personali è piuttosto inevitabile: «Una volta un manager dello staff del mio capo mi ha chiesto di aiutarlo a rintracciare un parente della moglie, sepolto in un cimitero fiorentino», racconta Samanta Dal Pane, che lavora dal 2005 per la Electrolux Italia ed è Regional Ambassador per l'Emilia Romagna. «Non parlava una parola d'italiano, e aveva bisogno del mio intervento per comunicare col personale del cimitero. Non è stato facile, perché la tomba non era neanche nella località presunta, ma alla fine il defunto è stato rintracciato e la famiglia è riuscita a rendergli il degno omaggio. La fortuna non aiuta solo gli audaci, ma anche i volenterosi!».

Samanta Dal Pane (in blu) e Roberta Cattani

Roberta Cattani, responsabile della segreteria della famiglia e dell'amministratore delegato del gruppo Amadori, ride all'aneddoto con l'aria di chi ne ha viste tante: «Una volta sono riuscita a riportare a casa il mio capo da Gibuti, dove i militari avevano fatto atterrare il suo aereo. Il giorno di Pasqua». Magistrale pausa di suspense. «Ho chiamato la Farnesina, è ripartito il giorno dopo». Non esistono feste comandate: «Le nuove tecnologie ci hanno reso reperibili e operative in ogni momento». Ma non è soltanto nella velocità di reazione che il ruolo si è evoluto. «La segretaria portava il caffè, rispondeva al telefono, batteva a macchina testi redatti da altri, e aveva una cultura prevalentemente locale», dice Dal Pane, «All'assistente di direzione sono richieste qualità manageriali, a stretto contatto con i vertici aziendali, in contesti internazionali». 

Daniela Fasano

Anche per questo la community di Secretary.it è importante, interviene Ceccarelli: «Il network ha modificato la consapevolezza del ruolo, ampliando il panorama del confronto, e garantendo anche a chi lavora in provincia abbondanza di stimoli e opportunità». Oltre che una rete solidale: «In questi anni di crisi economica, alcune colleghe sono riuscite a ricollocarsi proprio grazie alla community», incalza Dal Pane. Non è un mestiere per ragazze arrendevoli. Daniela Fasano, che lavora in Bosch e nel 2013 è stata eletta assistente dell'anno, sintetizza: «Bisogna far funzionare testa, mani e cuore in perfetta armonia, possibilmente sorridendo». Come una ballerina, insomma. «Ma per circa 10 ore al giorno».

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